Organizzatori di eventi: Le 5 strategie di marketing utilizzate dai migliori

Come organizzatore di eventi, gran parte del tuo successo si basa sulla tua capacità di organizzare eventi di prim’ordine e far tornare i tuoi clienti. E mentre puoi sperare che i tuoi eventi parlino da soli (e forse lo fanno!), la realtà è che hai bisogno di un ottimo marketing per distinguerti dagli altri organizzatori di eventi e attirare nuovi clienti. È qui che entra in gioco questo post sul marketing dell’organizzatore di eventi.

In questo post, esploriamo cinque strategie comprovate, suggerimenti ed esempi che ogni organizzatore di eventi dovrebbe conoscere per potenziare i propri sforzi di marketing. La concorrenza è spietata: usa questo post per distinguerti dalla massa.

1. Trova la tua nicchia

Nessuna azienda può avere successo senza un chiaro pubblico di destinazione da servire. Nella pianificazione degli eventi, ciò significa determinare i tipi di eventi che è possibile produrre con maggior successo, nonché i clienti per i quali è possibile realizzarli. Questo è il punto di partenza per tutti i tuoi sforzi di marketing.

Piuttosto che concentrarti sui dati demografici o su definizioni generiche, trova clienti ideali specifici utilizzando il maggior numero possibile di dettagli. In inglese sono chiamate “Customer Personas” e aiutano a modellare la tua strategia di marketing per l’organizzatore di eventi in molti modi. Conoscendo il tuo cliente ideale, puoi determinare le immagini da mostrare sul tuo sito web, i canali di social media su cui concentrarti, dove spendere il tuo budget pubblicitario e quali tendenze degli eventi saranno importanti per la tua attività. Più conosci il tuo cliente, più facile sarà tracciare il tuo piano di marketing.

Per capire qual è la tua nicchia, dai un’occhiata ai tuoi eventi passati di maggior successo. Oppure, esplora gli eventi di altri che vorresti emulare. Quali aspetti li accomunano? Sono tutti di una certa dimensione, in un certo tipo di luogo o riguardano un argomento specifico? Che dire degli organizzatori dell’evento o dei partecipanti: provenivano da un determinato settore? Come descriveresti i loro obiettivi?

Tutte queste domande dovrebbero aiutarti a creare una buona idea di qual è il tuo pubblico di riferimento sulla base del quale potrai modellare la migliore offerta. Ecco alcuni esempi:

• “Organizzo matrimoni stravaganti per coppie di alto profilo e celebrità che vogliono stupire i loro ospiti”.
• “La mia azienda offre conferenze virtuali e di persona di grande impatto per le organizzazioni non profit.”
• “La mia attività si concentra sull’organizzazione di eventi aziendali virtuali per il settore finanziario”

Dopo aver definito il tuo pubblico, condividilo con il tuo team e discuti cosa significa per il tuo marketing. Dove troverai i clienti ideali dalla tua dichiarazione? Come comunicherai la proposta di valore attraverso il tuo sito web? Quale branding ha senso per il tipo di eventi che stai pianificando? Quali possono essere contenuti utili al mio pubblico? Insieme alla tua dichiarazione di intenti, questa dichiarazione ti fornirà un chiaro percorso per la tua strategia di marketing per l’organizzatore di eventi.

2. Rendi il tuo sito web una priorità

Con la tua dichiarazione di targeting per pubblico in mente, è il momento di dare un’occhiata al tuo sito web. Vai avanti e naviga su di esso immaginando di vederlo per la prima volta. Prendi nota di alcune cose fondamentali:

• Quali sono le prime cose di cui ti accorgi?
• Senza scrollare riesci a capire di cosa tratta il sito?
• Il logo è ben visibile anche senza scrollare?
• Usando un massimo di 3 click si riesce a contattare qualcuno per informazioni?
• Le immagini sono esplicative e di alta qualità?
• Sono presenti e facilmente accessibili le recensioni dei clienti sul sito?
• La navigazione è chiara? Il visitatore riesce a comprendere facilmente dove trovare l’informazione che cerca?

Usa le tue risposte a queste domande per assicurarti che il tuo sito web sia chiaro, convincente e corrisponda allo stile e al tono dei tuoi eventi.

3. Crea e fai crescere relazioni, sia online che offline

Una delle cose grandiose del marketing della tua attività di pianificazione di eventi è che non devi farlo da solo. Creando relazioni nella tua comunità e nel tuo settore, puoi creare una rete di sostenitori che possono aiutarti a raggiungere i tuoi obiettivi.

Ecco alcune semplici idee per sviluppare e sfruttare le tue connessioni:

• Collabora con fornitori locali che offrono servizi che utilizzi nei tuoi eventi. Un ristoratore, un fiorista, un negozio di elettronica, un fornitore di trasporti, un’azienda audio/visiva, ecc., ti assicurerai servizi di alta qualità e referenze per affari futuri.
• Scegli uno o due canali di social media sulla base di quali sono i più usati dal tuo pubblico e impegnati su di essi. Fai domande, fornisci valore, dai consigli e conosci le persone del tuo pubblico.
• Prendi in considerazione la possibilità di andare offline e creare una community chiusa o basata sull’appartenenza. Queste comunità sono in aumento. Danno ai pianificatori un modo per interagire più da vicino con un determinato gruppo di persone, conoscendole e aiutandole a risolvere i problemi lungo il percorso.
• Trova modi di fare co-marketing con le organizzazioni locali. Potresti offrire buoni regalo del ristorante come premi per le porte, includere opere d’arte di artisti locali nella grafica del tuo evento, offrire sessioni di mini-massaggio da una spa locale durante le interruzioni della programmazione o persino chiedere a un camion di cibo locale.
• Fatti vedere e ascoltare nella tua comunità. Probabilmente hai molte opinioni sul tuo settore e sugli eventi locali, quindi assicurati di condividerle. Non sai mai chi ascolterà il tuo messaggio e deciderà di saperne di più su di te.
• Crea una community digitale utilizzando adeguatamente i social media.

Se vuoi scoprire altre strategie ti consigliamo di leggere questo articolo: Come costruire una community di partecipanti al tuo evento

4. Mostra il tuo stile… ovunque …

Non importa che tipo di eventi organizzi, puoi creare una reputazione avendo un punto di vista chiaro. Il tuo obiettivo qui è che clienti e partecipanti sappiano che è uno dei tuoi eventi senza sapere che sei coinvolto. Ciò potrebbe manifestarsi in regali di benvenuto esclusivi, nel modo in cui gestisci le sessioni di gruppo, in elementi interattivi divertenti o nel tono o nel tema dell’evento nel suo insieme.

Una volta identificato il tuo stile, evidenzialo per ottenere la massima visibilità. Cura le immagini sul tuo sito web e sui social media per mostrare il tuo stile e il tuo punto di vista. Crea un portfolio digitale che puoi mostrare ai potenziali clienti durante le riunioni di vendita. Condividi immagini e video di eventi passati che raccontano davvero una storia su di te come organizzatore di eventi.

Il tuo stile non deve essere un elemento visivo specifico. L’idea non è quella di essere “il wedding planner che usa sempre il viola”. Invece, prova a trovare qualcosa di unico che puoi offrire nel tuo mercato. Forse sei noto per trasformare luoghi rurali in sordina in paesaggi da sogno all’aperto. Forse i tuoi eventi sono sostenibili ed eco-consapevoli. Potresti anche essere conosciuto per essere alla moda e comprendere tutte le ultime novità nella tecnologia degli eventi. Qualunque sia la tua offerta unica, metterla in evidenza per il tuo pubblico di destinazione ti aiuterà ad attirare nuovi clienti.

5. Gestisci il percorso dell’utente dall’inizio alla fine

Il marketing a volte può sembrare che tutto riguardi la consapevolezza. Potresti sentirti come se fossi costantemente alla ricerca di nuovi clienti, cercando di attirare visitatori sul tuo sito web nel tentativo di aumentare la tua visibilità. Ma mentre la consapevolezza è molto importante, non è l’unico pezzo del puzzle di marketing dell’organizzatore di eventi.

Ogni potenziale cliente intraprenderà un viaggio prima di scegliere un pianificatore per il suo prossimo evento. E mentre quel viaggio sarà diverso per ogni cliente, ci sono alcune cose che possiamo generalizzare. Il cliente avrà generalmente un periodo di ispirazione e ricerca mentre visualizza il suo evento futuro. Quindi inizieranno a restringere le opzioni per i pianificatori in base a criteri concreti come budget, posizione e area di competenza. Contatteranno un elenco di persone e sceglieranno quella che ritiene giusta. E dopo l’evento, condivideranno potenzialmente la loro esperienza con gli altri.

Questo viaggio significa che hai molte opportunità oltre a una ricerca web iniziale per entrare in contatto con i tuoi potenziali clienti. Ecco alcune idee per il marketing durante l’intero percorso del cliente:

• Ottimizza il tuo sito web per i motori di ricerca (SEO) scegliendo parole chiave strategiche per il tuo mercato. Utilizza uno strumento come Google Keyword Planner per elaborare strategie e cercare frasi chiave.
• Crea pagine di destinazione separate per ogni tipo di evento e pubblico a cui ti rivolgi. In questo modo, puoi scrivere una copia più specifica su ogni pagina e classificare meglio i termini di ricerca relativi a quelle pagine.
• Crea una newsletter via email con suggerimenti per il tuo tipo di evento. Attira gli abbonati con un download gratuito, come una lista di controllo per la pianificazione o un calendario degli eventi.
• Fornisci contenuti di alta qualità per educare i potenziali clienti sugli eventi nel loro settore.
• Gestisci la tua reputazione rispondendo alle recensioni e ai feedback online.
• Mostra testimonianze e immagini o video di eventi passati sul tuo sito web.
• Includi le risposte alle domande frequenti sul tuo sito web in modo che sia facile per i clienti sceglierti.
• Incoraggia i contenuti generati dagli utenti ai tuoi eventi e condividili tramite i tuoi canali di social media.
• Se appropriato, stabilire un programma fedeltà o eventi e offerte di apprezzamento dei clienti per i clienti che prenotano più di un evento.

Ricorda che i tuoi clienti sono persone impegnate con più cose da fare nella loro vita rispetto a questo singolo evento. Mostra loro che puoi semplificare il processo di pianificazione e sei sulla buona strada per guadagnare la loro attività.

Metti in pratica queste strategie di marketing per pianificatori di eventi oggi stesso!

Ricorda, non esiste un approccio unico per il marketing dell’organizzatore di eventi. Ma se segui le strategie di cui sopra e le adatti alla tua attività specifica, sarai sulla buona strada per raggiungere più potenziali clienti.