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Quando si parla di servizi per migliorare l’esperienza dei partecipanti al tuo evento, come la gamification o il ticketing online, spesso viene trascurato il lato più pratico. A cosa servono queste implementazioni, se al cliente non viene insegnato come usarle correttamente?
Il servizio clienti nasce quindi per colmare questa mancanza. Come organizzatore di eventi, dovrai far sì che ci sia qualcuno disponibile, in ogni momento della giornata, a soddisfare le sue esigenze.
In questo articolo ti proponiamo idee su come iniziare, sin da subito, a gestire questa attività.
Servizio clienti nel pre-evento
Dal momento che il tuo obiettivo è ottenere la soddisfazione del partecipante, occorre essere aggiornato sull’esperienza e sull’utilità che sta traendo dai tuoi servizi.
Un’idea potrebbe essere quella di mettere a disposizione una sala virtuale su Zoom, dove poter chiarire eventuali dubbi o dare consigli su come sfruttare al meglio una determinata funzione. Il cliente e la sua confidenza con l’utilizzo devono rimanere al centro.
Se incontra difficoltà, per esempio, nel comprare i biglietti online, molto probabilmente non avrà un giusto approccio al tuo evento e, di conseguenza, potrebbe diminuire l’interesse nei suoi confronti. Ugualmente se l’espositore non trova l’indirizzo del tuo evento.
Servizio clienti durante l’evento
Avere un chiaro sistema di comunicazione anche durante l’evento è fondamentale. Lasciare il tuo cliente con una spiacevole sorpresa potrebbe danneggiare la reputazione della tua organizzazione: visitatore o espositore, occorre tempestivamente notificarlo, in caso di cambiamenti di programma.
Il servizio clienti quindi deve poter essere disponibile in ogni momento dell’evento, e servire da accompagnamento per l’esperienza del partecipante. Se, per esempio, il tuo visitatore vuole ottenere più informazioni in merito agli orari o alla posizione di un particolare stand, la risposta deve essere puntuale. Egli conterà molto sul tuo aiuto, e non potrai deluderlo.
Servizio clienti nel post-evento
Aumentare il coinvolgimento e la soddisfazione una volta che l’evento è terminato rappresenta un altro step fondamentale per il tuo servizio clienti.
Soprattutto per quanto riguarda gli eventi online, il numero di informazioni circa i partecipanti e l’andamento generale è sempre molto alto: cosa fare quindi con questi dati? Una soluzione potrebbe essere rappresentata dal condividere con i tuoi clienti dei report sull’andamento della tua fiera o congresso. Essere trasparente nei loro confronti potrebbe portare a te e alla tua organizzazione grandi vantaggi nel lungo periodo.
Per crescere, è importante capire dove puoi aver sbagliato: per questo, i tuoi clienti devono sapere che la loro opinione conta, anche ad esperienza conclusa. Lascia che abbiano uno spazio dedicato, che può essere sul tuo sito web, dove possano esprimersi e discutere su quali servizi possano essere migliorati o su che difficoltà hanno incontrato.
Conclusioni
Le piattaforme per eventi tenderanno ad essere lo strumento più utilizzato dai visitatori e dagli espositori per informarsi e decidere se partecipare o meno. É quindi di vitale importanze costruire un legame con essi che parta proprio da qui.
Tramite un servizio clienti disponibile e affidabile, nonché facilmente individuabile sul tuo sito web, potrai permettere alla tua organizzazione di raggiungere nuovi obiettivi.
