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Che si tratti di un’esperienza di piccole o grandi dimensioni, che tu sia un organizzatore esperto o alle prime esperienze, il processo di organizzazione dell’evento è fondamentale.
Organizzare un evento comporta un insieme di attività. Consiste, infatti, nel saper coordinare il lavoro di un gran numero di persone, nonché operazioni di tipo logistico. Contattare gli speaker, stabilire i dettagli di ogni appuntamento o meeting, accordarsi con espositori su tempistiche e spazi: questi sono solo alcuni degli elementi da tenere in considerazione.
Organizzare un evento ti permette di prevedere e anticipare eventuali problemi, di rispettare i tempi e i budget prestabiliti, di non trascurare nulla di importante e di delineare un profilo generale.
Ecco perché nell’articolo di oggi ti proponiamo 5 consigli su come porre le basi per la tua prossima fiera o congresso.
1. La visione durante l’organizzazione dell’evento
Prima di immergerti negli aspetti più pratici, è importante che attorno al tuo progetto ci sia una vision da rispettare. Stabilisci quale vorresti che sia il risultato finale, quale dovrebbe essere la sensazione che lascia ai partecipanti. Poi, nel dettaglio, fai un elenco degli obiettivi concreti: sarà più facile raggiungerli una volta che avrai stabilito una precedente “linea guida”.
In questo modo, te e tutta la tua squadra potrete beneficiarne, come chiunque voglia partecipare all’organizzazione dell’evento. Infatti, avere una squadra competitiva, coordinata e motivata dalle tue stesse ragioni, non è un elemento da sottovalutare: l’unione fa la forza, anche nell’organizzare un evento.
Il talento fa vincere le partite, ma il lavoro di squadra fa vincere i campionati.
Michael Jordan
2. Stabilisci il tuo budget per la pianificazione dell’evento
Stabilire la somma da stanziare per l’organizzazione del tuo evento potrebbe risultare la fase più preoccupante e noiosa del tuo processo. Ma insieme alla visione rappresenta una guida essenziale nel decidere ogni singolo dettaglio.
Che si tratti di un piccolo o di un grande evento, occorre avere un’idea chiara su come distribuire i tuoi costi e su elementi a cui puntare o rinunciare. Una volta confermata la disponibilità economica, potrai muoverti per scegliere i tuoi input. Alcuni degli elementi da tenere in considerazione sono i costi di produzione, il costo per potenziali speakers e i costi legati a cibo, bevande e, eventualmente, servizi temporanei di ristorazione.
3. Data e location nell’organizzazione dell’evento
Se la visione e il budget rappresentano i punti di partenza per la pianificazione del tuo evento, la data e la location determineranno per gran parte il grado di soddisfazione dei tuoi partecipanti.
Per quanto riguarda la data da calendario, non puoi non considerare fattori come la condizione atmosferica, gli eventi di tuoi competitors o periodi di vacanza. Soprattutto se si tratta di eventi internazionali e ibridi, dovrai tenere a mente le differenze di orari tra i tuoi clienti. Ovviamente, fai in modo di organizzare sale virtuali negli orari in cui i partecipanti esteri sono svegli. Allo stesso modo, evita che il tuo evento coincida con giorni festivi, in cui solitamente le persone saranno molto più impegnate.
Sono tanti anche i fattori da considerare nel scegliere la location perfetta. Parliamo, innanzitutto, del numero di partecipanti iscritti e della natura delle attività. Ma non devi dimenticarti della capacità e dell’accessibilità del posto, della presenza di uno spazio di parcheggio apposito e di strutture conformi a linee guida sanitarie.
4. Punta su design e contenuti avvincenti
Hai quindi stabilito il tema del tuo evento, hai scelto il budget giusto e non ti sei dimenticato di studiare la data e la location perfette. Però, se vuoi lasciare ancora di più i partecipanti soddisfatti da questa esperienza, assicurati di attribuire un design coerente con il concept della tua fiera o congresso. Questa fase quindi coincide con quell’insieme di scelte riguardanti lo stile, le decorazioni, l’utilizzo di particolari sistemi di illuminazione e, soprattutto, le grafiche da sfruttare durante, prima e dopo il tuo evento.
Non dimenticarti quindi che, a prescindere dalla motivazione del singolo partecipante, il tuo obiettivo deve essere quello di raggiungere la sua soddisfazione. Per raggiungerla, dovrai puntare anche su contenuti coinvolgenti e stimolanti, che assicurino inclusività, diversità ed equità.
5. Scegli bene con chi collaborare
Scegliere correttamente con chi condividere questa esperienza rappresenta l’ultimo step per raggiungere il successo. Scegli attentamente gli speakers del tuo evento, e non basarti solo sulle loro conoscenze; considera anche le abilità nel comunicare, nel trasmettere un messaggio.
Se ti sei già cimentato nell’organizzazione di un evento, sfrutta le tue conoscenze per valutare con quali partner hai ottenuto più successo; crea con loro relazioni, così da ottenere anche benefici di costo e tempi ridotti. Se invece sei alle prime armi, chiedere informazioni a colleghi esperti nel settore ti darà una grande spinta.
Conclusioni
In conclusione, l’organizzazione dell’evento potrebbe risultare la fase più dura del tuo processo da organizzatore. Allo stesso modo però, non potrai assolutamente privartene o sottovalutarla.
Sarebbe impensabile infatti non dare la giusta importanza a tutto ciò che ruota attorno all’esperienza in sé. Ogni step rappresenta un elemento insostituibile: senza una visione non saprai come dirigere le scelte in merito all’organizzazione. Se non calcoli il budget, non saprai su quale alternativa puntare in termini di costi. Senza una giusta location, senza speaker professionali o contenuti adatti al tuo target di riferimento, i clienti si dimenticheranno presto dell’esperienza appena vissuta.
Questi 5 consigli potranno quindi risultare un buon punto di partenza per puntare al successo del tuo evento.
