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Per rendere unico il tuo evento e coinvolgere al massimo i partecipanti, è ormai essenziale usare le nuove tecnologie, come i software di gestione eventi. Questi ultimi sono alla base del futuro degli eventi, il quale sta andando sempre di più verso una dimensione ibrida.
Gli eventi ibridi, in particolare, offrono la possibilità di coinvolgere sia il pubblico presente sul luogo sia il pubblico online. È quindi importante porre la giusta attenzione all’esperienza che queste due categorie di partecipanti andranno a vivere, perché solo in questo modo potrai assicurarti la piena riuscita del tuo evento.
Un esempio significativo di come l’utilizzo di software di gestione eventi possa supportare nel creare un evento ibrido unico è la “Virtual Fan Experience” ideata dalla NBA durante la stagione 2019-2020. Per colmare il vuoto sugli spalti causato dalla pandemia, la nota lega di basket ha installato degli schermi LED intorno ai campi da gioco per mostrare sugli spalti i fan collegati da casa. Così facendo non ha solo permesso ai tifosi di assistere alle partite da remoto, ma ha creato una community sfruttando un’esperienza virtuale.
Durante la partita i partecipanti potevano interagire con gli altri tifosi, i presentatori e addirittura con i giocatori. E ciò che ha consentito la buona riuscita dell’evento è stata proprio la comunicazione bidirezionale, ovvero la possibilità di comunicare sia con il pubblico presente fisicamente che con quello online. Questa particolare attenzione ha aumentato il coinvolgimento, contribuendo al miglioramento dell’esperienza dei partecipanti all’evento.
Questo esempio dimostra come creare un’esperienza unica per i partecipanti è possibile grazie ai software di gestione eventi, dal momento che questi strumenti sono in grado di integrare il lato virtuale con quello fisico.
Ma quali sono le 4 caratteristiche di un software di gestione eventi che consentono di migliorare l’esperienza dei partecipanti? Vediamole insieme!
1. Interattività
L’interattività è un elemento essenziale per coinvolgere i partecipanti e rendere l’esperienza di partecipazione più stimolante. Il software di gestione eventi può fornire varie features a supporto di questa funzione, come: chat in tempo reale, sondaggi e gamification. Questi strumenti consentono ai partecipanti di interagire attivamente con l’evento e con gli altri partecipanti, sia online che in presenza.
2. Personalizzazione
La personalizzazione dell’esperienza è un altro aspetto importante. Non solo il software di gestione eventi è al 100% customizzabile su loghi e colori dell’organizzatore, ma permette anche di raccogliere dati sui partecipanti, così da creare programmi personalizzati. Ad esempio, il sistema propone ai partecipanti workshop, collegamenti e aziende simili al suo profilo grazie ad un sistema di matchmaking, basato sull’AI e integrato all’interno dei software di gestione eventi. In questo modo, si crea un’esperienza su misura per ogni partecipante, aumentando il livello di coinvolgimento e di soddisfazione.
3. Accessibilità del software di gestione eventi
L’accessibilità è un elemento chiave nella realizzazione di una manifestazione. Grazie ad un software di gestione eventi è possibile sottotitolare gli interventi, utilizzare strumenti di traduzione istantanea per lingue diverse e offrire opzioni di accessibilità per i partecipanti ipovedenti o non vedenti. In questo modo, tutti potranno accedere alle stesse informazioni e partecipare attivamente all’evento, sia in presenza che online.
4. Creazione di un community
La creazione di una community è fondamentale per aumentare l’interesse dei visitatori. Come visto nell’esempio iniziale un software di gestione eventi consente di creare una community, nella quale chi prenderà parte alla tua manifestazione potrà condividere informazioni e interagire con gli altri utenti prima, durante e dopo l’evento. Ma anche ricevere in anteprima notizie relative alla manifestazione e rivedere gli speech on-demand in ogni momento. Tutto questo aiuta a creare una maggiore coesione tra i partecipanti e ad aumentare il senso di appartenenza.
Conclusione
Possiamo affermare che l’utilizzo di un software di gestione eventi possa aiutare a creare un’esperienza più coinvolgente e personalizzata per i partecipanti di un evento. L’esempio dell’iniziativa dell’NBA, ci mostra come un pubblico online possa essere immerso in un’esperienza dal vivo mantenendo viva la partecipazione e creando una community attiva tutto l’anno.
Abbiamo visto come ciò sia reso possibile da funzioni come la personalizzazione, l’interattività e l’accessibilità ma i software di gestione eventi come LetzFair hanno ben altre caratteristiche che possono aiutare a rendere il tuo evento più attraente.
