Avete presente quando si dice “l’unione fa la forza”?
Ecco, la collaborazione tra l’organizzazione di un evento e gli sponsor eventi è un esempio dove l’unione fa davvero la forza; occorre soltanto comprendere le adeguate modalità per garantire i giusti vantaggi per entrambi in relazione alla manifestazione.
Quando si organizza un evento le cose da curare nel dettaglio sono tante, e puoi pianificarlo alla perfezione, ma è innegabile che ti servano fondi per realizzarlo nel concreto.
Fissare un prezzo alto per i biglietti del tuo evento è molto rischioso e sconsigliabile, in quanto potrebbe disincentivare la partecipazione all’evento. Per non auto-sabotarti, la soluzione migliore è trovare qualcuno che ti aiuti a finanziare l’evento, ma in cambio di qualcosa: in primis la visibilità!
Stiamo ovviamente parlando degli sponsor eventi, i tuoi partner strategici per la riuscita di un evento memorabile.
Ma come puoi convincere gli sponsor a investire proprio sul tuo evento?
Sponsor eventi: la strategia vincente, per tutti
Coinvolgere gli sponsor è una strategia che porta benefici a tutte le parti coinvolte. Se ci pensi bene, infatti, non è solo un win-win, ma un win-win-win perché, oltre ad organizzatore e sponsor eventi, anche i partecipanti ci guadagnano, avendo la possibilità di vivere un evento memorabile grazie alla loro collaborazione.
Per ottenere il finanziamento che si desidera, è quindi fondamentale spiegare bene tutti i vantaggi di una cooperazione ai possibili sponsor.
Ecco alcuni consigli per rendere il tuo evento più appetibile ai loro occhi:
- Presentati nel dettaglio: fai una presentazione accurata dell’evento, trattando tutti i punti essenziali quali date e location dell’evento, bozza del programma e degli ospiti che hai intenzione di contattare;
- Diverse opzioni di sponsorizzazione: illustra in modo chiaro ed esaustivo le diverse opzioni di sponsorizzazione con relative tariffe, differenziandole in base al grado di visibilità garantito;
- Promuovi l’evento: pubblicizza il tuo evento in anticipo con una strategia di marketing ben studiata. Sfrutta al massimo i canali social e usa la creatività. Per esempio, se stai organizzando un evento il cui target sono i giovani, puoi creare una challenge su TikTok e puntare a farla diventare un trend virale; incentiva la partecipazione mettendo in palio un premio: biglietti per l’evento (nel caso non sia gratuito), oppure gadget forniti da te o dagli sponsor eventi.
- Punta sui dati: sarà assai più facile convincere gli sponsor di eventi a investire su di te avendo dei dati alla mano che dimostrano quanto e come il tuo evento li può avvantaggiare. Mostra le statistiche degli anni precedenti che indicano una buona affluenza di partecipanti, ne evidenzino l’eventuale trend in crescita, un alto interesse dimostrato sui canali social, una buona interazione del target con la pagina dell’evento o dell’organizzatore, e tutto ciò che pensi sia funzionale alla tipologia di sponsor che vuoi ingaggiare;
- …ma anche sui dati futuri: assicurati di avere un valido sistema di raccolta dati per l’evento che stai organizzando, così, a evento terminato, potrai restituire un report ai tuoi sponsor eventi e dimostrargli che hanno fatto la scelta giusta a investire su di voi, persuadendoli a prolungare la collaborazione anche per future manifestazioni.
Per completare tutti questi punti avrai bisogno però del supporto adeguato.
Scegli le tecnologie giuste
Un’app per eventi come LetzFair è la tecnologia ideale se devi organizzare un evento – che sia in presenza, ibrido o totalmente digitale.
La piattaforma per eventi LetzFair offre, oltre alle tantissime funzionalità, anche l’opportunità di raccogliere e analizzare dati, filtrandoli sulla base di numerosi criteri di interesse. Infatti, LetzFair raccoglie i dati anagrafici forniti durante la registrazione, ma anche dati originali come il tempo di permanenza medio nello stand, indice della visibilità che si può garantire allo stand dello sponsor, e molti altri ricavati dalle esperienze di ogni singolo utente oppure da cluster di essi.
Altre funzionalità utili per convincere gli sponsor eventi a finanziare il tuo evento sono:
- Sondaggi e questionari: i sondaggi ti consentono di raccogliere dati sulle opinioni dei visitatori; potrai creare, ad esempio, dei sondaggi per ottenere informazioni sul sentiment o la brand awareness nei confronti dello sponsor stesso;
- Notifiche push: utilizzale per pubblicizzare e ricordare un’iniziativa, interna o esterna all’evento, organizzata dal tuo sponsor.
- Stand digitale: gli sponsor avranno la possibilità di allestire uno stand virtuale all’interno della piattaforma, dove potranno inserire informazioni, foto, video, documenti, link a siti esterni e a pagine social; garantendosi così visibilità prima, durante e dopo l’evento.
- E-commerce integrato: se il tuo partner desidera vendere prodotti o servizi direttamente durante l’evento, potrà farlo grazie alla funzionalità dell’e-commerce interno alla piattaforma.
Conclusioni
Riepilogando, convincere gli sponsor eventi a finanziarti e diventare partner è una strategia win-win, ovvero vincente per tutti i soggetti coinvolti. Ma per riuscire ad instaurare una partnership è fondamentale comunicare il vantaggio di visibilità che lo sponsor otterrà dalla partecipazione al tuo evento.
Per ottenere il tuo sponsor ti saranno sicuramente di aiuto i dati – sia la presentazione di quelli passati, sia la garanzia di ottenere e condividere i dati dell’evento con gli sponsor; ma anche avere a disposizione funzionalità che gli permettano di aumentare ulteriormente la brand awareness nei visitatori.
Come anticipato, la piattaforma per eventi LetzFair ti permette tutto ciò e molto altro.
