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Con il Covid-19 l’abbiamo capito: la sicurezza è una componente fondamentale degli eventi, che va a braccetto con funzionalità, efficacia e, soprattutto, tecnologia.
È stata la tecnologia, infatti, a dare una svolta al settore in un periodo che avrebbe potuto rivelarsi estremamente difficile, trasformandolo invece in una vera e propria miniera d’oro.
Secondo AEFI, già nel 2023 i numeri delle fiere italiane registravano cifre da pre-pandemia, con un incremento del 14% rispetto al 2022 e previsioni anche più ottimistiche che per il 2024. Non per niente, le fiere italiane generano un impatto economico notevole, con un valore stimato di 22,5 miliardi di euro all’anno e un valore aggiunto pari a circa lo 0,7% del PIL.
Sicurezza e tecnologia si trovano a operare in sinergia nella fase del controllo accessi eventi digitalizzato.
Grazie al controllo accesso eventi, la gestione degli ingressi in qualunque tipologia di manifestazione – non solo fiere ma anche congressi, meeting aziendali, eventi culturali o sportivi – non solo diventa più sicura, ma anche molto più semplice, rapida e personalizzata.
Il controllo accessi integrato nelle app per eventi LetzFair va ben oltre la semplice verifica dell’identità.
Si tratta di una funzionalità dinamica che offre una serie di utilizzi e vantaggi in grado di ottimizzare l’intera gestione dell’evento, potendo essere sfruttata in diverse circostanze e per raccogliere molti dati, in modo da aumentare la soddisfazione dei partecipanti.
Sicurezza
Primo, e importantissimo, vantaggio del controllo accessi eventi è ovviamente l’aumento della sicurezza. In passato, il check degli accessi alle fiere veniva spesso affidata a soluzioni manuali, come scomodi biglietti cartacei (magari da stampare, e con il rischio di perderli) o badge temporanei: tale metodo non solo era soggetto a errori umani, ma apriva anche le porte a potenziali rischi legati a falsificazione dei pass o all’ingresso di persone non autorizzate.
Con l’introduzione del controllo accessi eventi digitale, si è assistito a un cambiamento radicale dei processi, in termini di tempistiche, semplicità ed efficacia. Un sistema basato sul QR code, garantisce che solo le persone autorizzate possano entrare, riducendo drasticamente la possibilità di ingressi fraudolenti.
Oltre a ciò, la raccolta di dati in tempo reale attraverso l’app permette di monitorare costantemente chi si trova all’interno della fiera, facilitando eventuali evacuazioni o interventi tempestivi in caso di necessità; infatti, l’app può inviare notifiche push ai partecipanti per avvisarli di eventuali cambi di programma, emergenze o aggiornamenti relativi alla sicurezza. Questa comunicazione istantanea aumenta il livello di protezione e assicura una migliore gestione delle situazioni critiche.
Efficienza e risparmio di tempo
Ti è mai capitato di ricevere lamentele riguardo al tuo evento perché i visitatori non riuscivano ad accedere a determinati stand, o padiglioni, a causa della troppa calca? Oppure che avrebbero desiderato assistere a uno speech o a una presentazione, ma la sala era troppo gremita?
Uno degli aspetti più critici in assoluto, sia per gli espositori che per i visitatori, è il tempo perso in lunghe code che si formano sia per accedere all’evento e, eventualmente, all’interno della manifestazione.
Sistemi di accesso tradizionali possono creare colli di bottiglia, rallentando il flusso dei visitatori e generando una forte insoddisfazione, che talvolta può penalizzare grandemente le edizioni successive.
Grazie al controllo accessi eventi digitalizzato, queste problematiche vengono bypassate sin dall’inizio. Gli utenti si registrano tramite l’app LetzFair e ricevono il proprio pass personale direttamente sullo smartphone, che basterà mostrare sia all’ingresso dell’evento sia per l’accesso alle varie attività.
Questo permette di tenere sotto controllo in tempo reale il livello di affollamento, in modo che i partecipanti possano scegliere in autonomia i momenti più favorevoli per presentarsi, oppure possono manifestare il proprio interesse e venire avvertiti tramite notifiche push quando l’area è più sgombra.
Personalizzazione dell’esperienza utente
Le fiere sono eventi complessi, con migliaia di partecipanti, espositori, sponsor e attività in corso in contemporanea. Una delle sfide principali per gli organizzatori è garantire che ogni partecipante viva un’esperienza unica e soddisfacente, che li porti a fidelizzarsi e desiderare di partecipare a eventuali edizioni successive.
Il controllo accessi eventi gioca un ruolo cruciale in questo ambito, consentendo di segmentare il pubblico in base a categorie di interesse, preferenze manifestate, livelli di accesso specifici o anche, se disponibile, il comportamento in app o direttamente in loco.
Questo tipo di segmentazione è gestito dall’app grazie al suo sistema di geolocalizzazione, che può inviare notifiche personalizzate ai partecipanti in base agli interessi e al loro livello di accesso.
Riduzione dei costi
L’adozione di un sistema di controllo accessi eventi comporta un significativo risparmio di costi operativi.
La gestione tradizionale degli ingressi può richiedere diversi livelli di laboriosità, a partire dall’istituzione di uno shop sul proprio sito o, come accade in molti casi, affidandosi a un provider dove vendere i propri ticket, con annesse commissioni sui prezzi. A seconda della tipologia di manifestazione, può essere necessario personale addetto alla registrazione, alla stampa e distribuzione dei biglietti fisici, nonché per la supervisione degli accessi e alla sicurezza.
L’ammontare di questa spesa può essere ridotto con l’adozione di un’app per eventi come LetzFair, che attraverso un unico strumento supplisce a molte delle esigenze nella fase del ticketing e del controllo accessi eventi.
L’ecommerce integrato in app permette ai visitatori di acquistare il biglietto in un click e riceverlo direttamente nella propria area personale, evitando una serie di passaggi noiosi e talvolta poco chiari. Con il controllo accessi eventi tramite app non è più necessario stampare biglietti cartacei, che comportano costi di produzione e distribuzione, oltre a un impatto ambientale non trascurabile, inoltre il numero di persone necessarie per gestire gli ingressi può essere drasticamente ridotto, con conseguente ottimizzazione delle risorse umane, che possono concentrarsi su attività strategiche.
Dati in tempo reale
La possibilità di raccogliere dati in tempo reale è forse il più prezioso dei vantaggi del controllo accessi eventi digitalizzato.
Gli organizzatori possono monitorare costantemente il numero di persone presenti all’interno della fiera, verificare i flussi di ingresso e uscita e ottenere un quadro chiaro dell’andamento dell’evento, sia in real time che per le future edizioni.
Conoscere infatti la logistica dell’evento e i comportamenti in loco è una risorsa inestimabile che contribuisce a prendere decisioni più informate su ogni aspetto dell’evento.
È possibile dunque gestire meglio gli spazi, scegliere dove posizionare servizi indispensabili come fontanelle d’acqua, o stand per il ristoro o banchi informativi, individuare aree di valore da poter vendere agli sponsor, nonché raccogliere tali informazioni e fornirle agli espositori, in modo che possano a loro volta effettuare scelte consapevoli per l’acquisto di spazi nelle aree più strategiche.
Basso impatto ambientale
In un momento storico in cui è d’obbligo ridurre la nostra impronta ecologica, preferire soluzioni digitali contribuisce a ridurre le emissioni in maniere dirette ma anche indirette.
Innanzitutto, è ovvio che una gestione accesso eventi basata su QR code dematerializzi l’uso di tickets e badge, riducendo quindi l’uso di carta e di altri materiali plastici.
In secondo luogo, l’alta precisione di dati e statistiche ricavabili dall’app per eventi possono dare un grande supporto agli organizzatori e a ciò che possono fare per ridurre le emissioni. Per esempio, offrendo ai partecipanti la possibilità di usufruire di navette gratuite da stazioni o aeroporti – comodamente prenotabili da app – così che i visitatori siano incentivati a usare i mezzi pubblici piuttosto che le proprie auto, evitando una serie di problematiche legate ai veicoli privati.
Controllo accesso eventi: semplice e scalabile
L’adozione di nuove tecnologie talvolta può rendere diffidenti gli organizzatori, soprattutto a causa di quello che percepiscono come uno strumento complesso e di difficile introduzione nelle dinamiche aziendali.
Nulla di più sbagliato.
LetzFair è una soluzione progettata per essere user friendly, semplice da integrare e da personalizzare, altamente scalabile e composta da funzionalità modulari, ovvero attivabili oppure disattivabili a seconda delle esigenze del proprio evento. Il controllo accessi eventi, in particolare, è studiato per fornire un valido supporto agli organizzatori e a una specifica esigenza, manifestata nel corso del tempo e aggiuntasi al nostro know-how dopo numerosi tentativi, in modo da offrire ai nostri clienti una valida alternativa al controllo accessi tradizionale.
Che si tratti di una fiera di piccole dimensioni o di un grande congresso internazionale, la gestione accessi eventi tramite app LetzFair si adatta alle esigenze specifiche di qualunque organizzatore, e la sua flessibilità consente di gestire eventi di ogni tipologia, garantendo sempre la massima efficienza.
Una soluzione all-in-one in grado di implementare il lavoro degli organizzatori e, soprattutto, aumentare la soddisfazione di tutte le parti coinvolte, dai visitatori agli espositori e sponsor.
