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Nei ristoranti c’è sempre dibattito: tra chi pensa che il menù a QR code sia laborioso, poco pratico e spersonalizzante, e chi invece la trova una soluzione semplice, sicura e di rapido utilizzo.
Al di là dei gusti personali, i QR code nei loro primi anni hanno riscosso un successo piuttosto altalenante, per poi però affermarsi a pieno titolo come strumenti cruciali per una vasta gamma di impieghi grazie alla loro innegabile praticità ed estrema flessibilità.
Il settore eventi, con il suo balzo tecnologico in avanti post-covid, ha tutte le carte in regola per sfruttarne le potenzialità – peccato che spesso venga snobbato o dimenticato.
I QR code eventi, infatti, non si limitano a facilitare l’accesso a contenuti digitali, ma possono diventare potenti strumenti per migliorare l’efficienza operativa, potenziare le attività di marketing e stimolare il coinvolgimento dei partecipanti.
Scopriamo come i QR code eventi possono essere sfruttati al meglio nell’organizzazione, nella gestione e nell’engagement degli eventi, esplorando nuove applicazioni e strategie per ottenere risultati concreti.
Cos’è un QR code eventi e come funziona?
Il QR code, abbreviazione di “Quick Response code”, è un codice a barre creato nel 1994 da una società giapponese per migliorare la tracciabilità nelle linee di produzione di veicoli e componenti. Può contenere una grande quantità di informazioni, tra cui testi, link, dati di contatto, posizioni geografiche e molto altro.
Uno dei maggiori vantaggi dei QR code è la loro capacità di essere scansionati rapidamente e con facilità tramite la fotocamera di qualsiasi smartphone, senza necessitare di app aggiuntive. Inoltre, grazie alla loro versatilità, i QR code possono essere letti anche se parzialmente danneggiati, rendendoli ideali per una vasta gamma di applicazioni: i QR code sono stati progettati per essere scansionati con una superficie danneggiata fino al 30%, grazie al sistema di correzione degli errori incorporato.
Nonostante il loro utilizzo principale sia quello di facilitare l’accesso a siti web o app, i QR code offrono molteplici possibilità, specialmente nel contesto degli eventi, dove possono contribuire significativamente al successo dell’organizzazione e alla soddisfazione dei partecipanti.
- Registrazione e check-in automatizzati
Uno degli impieghi più noti, nonché più efficaci, dei QR code eventi è la gestione di registrazione e check-in.
Invece di ricorrere a personale dedicato per verificare manualmente i tickets, creando immancabilmente lunghe code e qualche disagio, i visitatori possono mostrare un QR code ricevuto via e-mail o integrato nel loro biglietto elettronico in app, che può essere scansionato in appena pochi secondi da un operatore, oppure da uno scanner automatico, consentendo l’accesso immediato all’evento.
Questo sistema accelera l’intero processo di ingresso, riduce costi operativi e minimizza il rischio di errori, migliorando l’esperienza complessiva del partecipante.
- Gestione dei flussi e della sicurezza
I QR code eventi sono un validissimo parametro con cui monitorare i flussi di partecipanti in tempo reale, fornendo dati preziosi sugli spostamenti all’interno delle aree dell’evento. Questa tecnologia è particolarmente utile per gestire la capienza degli spazi e garantire che le norme di sicurezza siano rispettate, evitando sovraffollamenti e migliorando l’efficienza nell’allocazione delle risorse umane, come il personale di supporto.
- Opportunità di marketing e sponsorship
I QR code, a differenza dei codici a barre tradizionali, possono essere personalizzati con colori, loghi e design particolari senza compromettere la loro leggibilità.
Questa eccezionale possibilità rende i QR code eventi strumenti di branding molto efficaci e, sommati all’alta visibilità, gli organizzatori possono sfruttarli per rendersi più appetibili agli occhi di sponsor e stakeholders che desiderano raggiungere il pubblico in modo più efficace e mirato.
- Campagne promozionali e accessi selezionati
Non solo ticketing: i QR code eventi possono essere impiegati come pass in aree specifiche degli spazi dell’evento, per usufruire di sconti esclusivi, accedere a contenuti premium o partecipare a concorsi a premi.
Grazie alla loro natura flessibile, a seconda della tipologia di acquisto effettuata dal partecipante o da servizi premium eventualmente ottenuti (per esempio, un buon posizionamento in una classifica di gamification in app), ogni QR code eventi può essere sfruttato in maniera differente, consentendo al detentore un diverso grado di attività, vantaggi e promozioni automaticamente registrate nel QR code.
Basterà mostrarlo, o scansionarlo, per sfruttare al meglio le possibilità individuali.
- Social media sharing
Un’altra applicazione ad alto tasso di engagement è l’integrazione dei QR code eventi con i social media.
I partecipanti possono scansionare codici per condividere automaticamente la loro partecipazione all’evento sui loro profili social, generando buzz e aumentando la visibilità dell’evento. Questa strategia può essere potenziata offrendo incentivi, come la partecipazione a estrazioni di premi, scoring allo scopo di salire in una classifica dell’evento, o l’accesso a contenuti esclusivi per chi condivide sui social.
- Esperienze interattive
I QR code eventi possono essere impiegati per creare e valorizzare esperienze interattive in modo da coinvolgere attivamente il pubblico e renderlo partecipe in prima persona.
Durante un evento, i visitatori possono scansionare codici QR posizionati presso gli stand per accedere a demo di prodotti, video di approfondimento, prenotare appuntamenti, riscuotere codici speciali o registrarsi alla newsletter – traducendosi anche in una selezione di lead qualificati.
Secondo Agency EA, il 91% delle persone è più propenso a ad acquistare quando partecipa ad attività di brand experience, mentre quasi il 75% di partecipanti si sente molto più coinvolto dopo un’esperienza.
Statistiche e ricerche alla mano, non è una novità che ciò che davvero soddisfa, fidelizza e fa sentire valorizzati sia l’esperienza, pertanto utilizzare un QR code eventi potrebbe essere la mossa vincente sia per gli organizzatori che per le aziende.
- Biglietto da visita in un click
I QR code eventi possono sostituire i tradizionali biglietti da visita cartacei, permettendo ai partecipanti di scambiarsi i contatti digitali in modo semplice e veloce.
Basta scansionare il QR code e le informazioni di contatto vengono automaticamente salvate nella propria list di contatti preferiti sull’app targata LetzFair, spazio in cui gli utenti possono prendere appunti relativi al contatto, assegnare punteggi in base all’interesse o al livello di conoscenza, aggiungere tags e molto altro, facilitando il flusso di networking ed evitando che anche solo un contatto vada perduto.
- Gamification e apprendimento
Non solo marketing: i QR code eventi possono essere utilizzati per animare attività ludiche ed educative durante l’evento.
Si potrebbe pensare di creare percorsi di apprendimento interattivo dove i partecipanti scansionano codici per accedere a contenuti educativi, quiz o brevi giochi da completare, magari inserendo punteggi da guadagnare, classifiche con premi finali messi in palio da aziende e sponsor, il tutto sempre registrato tramite app.
Iniziative come queste contribuiscono a divertire e mantenere alto l’interesse dei partecipanti, che hanno la possibilità di rompere la routine di un evento classico e al contempo di imparare, distrarsi e mettersi in gioco.
- Accesso rapido ai servizi
Un uso pratico dei QR code eventi è quello di fornire accesso immediato a servizi di norma molto richiesti dai partecipanti, come la connessione Wi-Fi, la prenotazione di sessioni e lezioni, o il download di documenti specifici.
Con un solo scan, dunque, è possibile evitare tutte le piccole incombenze che però si rivelano tediose, come inserire manualmente delle credenziali, scaricare programmi o app secondari, scegliere cartelle dove salvare documenti o brochure: con LetzFair tutto avviene tramite l’event app in modo rapido e semplice.
In conclusione, l’utilizzo del QR code eventi si rivela forse uno dei migliori alleati dell’organizzazione e gestione eventi.
Esso consente di monitorare il comportamento utenti in maniera estremamente precisa e segmentata, restituendo un ritratto dell’andamento complessivo che va da prima dell’apertura della manifestazione, sino al follow-up.
Quali sono stati gli stand maggiormente visitati? Quale area della manifestazione è stata più affollata? A che ora si è registrato il picco di accessi in ingresso? Quali elementi di gamification hanno riscosso più successo? Come si sono suddivise le fasce d’età nelle varie fasi dell’evento?
Le risposte a queste domande, e a molte altre, sono contenute nei report inviati dall’app LetzFair per aiutare l’organizzazione a valutare con attenzione – e cognizione di causa – le iniziative intraprese in modo da individuare quelle più di successo e quelle con margine di miglioramento, affinché le edizioni successive siano basate su dati comprovati capaci di indirizzare verso scelte vincenti.
