Registrazione eventi: come dovrebbe essere il tuo form ideale?

La registrazione è uno dei primi punti di contatto tra partecipanti e organizzatori.
Un form di registrazione eventi ben progettato è un biglietto da visita che talvolta racconta molto di ciò che verrà dopo: non solo dà una prima traccia dell’esperienza che andrà a vivere l’utente, ma può anche determinare i tassi di abbandono, aumentare il coinvolgimento dei partecipanti e, perché no, contribuire alla brand reputation.
È quindi opportuno mettere in pratica alcuni pratici accorgimenti per non inficiare l’efficacia della registrazione, in modo da renderla uno strumento capace di fare la differenza.

Essenziale: evita troppe domande

Il terzo grado non piace a nessuno, e ancora meno piace perdere tempo nel fornire risposte superflue. Un errore organizzativo piuttosto comune è quello di sovraccaricare la registrazione eventi di troppe domande, che finiscono non l’essere tediose per gli utenti e di conseguenza far perdere interesse e, dunque, far loro abbandonare il form.
Una registrazione eventi snella, con domande mirate e strettamente necessarie, rende il processo più rapido e meno frustrante. Qualunque informazione utile per l’organizzazione, ma non indispensabile ai fini della registrazione, deve essere messa da parte ed eventualmente introdotta più avanti nel processo di navigazione dell’utente – nel caso di LetzFair, esse possono essere aggiunte per esempio nella fase di on-boarding, dove i visitatori possono completare tutto ciò che è inerente ai propri profilo e partecipazione.
LetzFair, per esempio, offre la possibilità di personalizzare il form inserendo ogni tipologia di dato, documento o elemento, garantendo una registrazione eventi fluida e senza intoppi.

Il formato giusto: tieni in considerazione l’utenza

Scegliere tra un form a pagina singola e un form su più pagine può essere arduo, e non esiste una regola d’oro per stabilire quale sia il migliore tra di essi.
In questo caso, è importante tenere presente il tipo di evento e il pubblico target, facendo riferimento, se e quando possibile, ai dati raccolti in precedenza.
Entrambe le opzioni presentano vantaggi e svantaggi, ed è importante valutarli quando si tratta di pensare alla registrazione eventi:

• Pagina Singola
  • Pro: panoramica immediata del procedimento, l’utente capisce a colpo d’occhio cosa aspettarsi e quanto tempo impiegherà.
  • Contro: rischio di tempestare l’utente con troppe informazioni in una sola schermata, e di offrire la visione di un wall text.

• Pagine Multiple
  • Pro: indicatori di che mostrano lo stato di completamento, l’utente ha sempre sotto controllo la quantità di domande e il tempo che impiegherà.
  • Contro: l’utente potrebbe avere l’impressione che gli occorrerà molto tempo per il completamento.

LetzFair consente di sperimentare entrambe le soluzioni, permettendo agli organizzatori di scegliere quella più adatta a seconda delle esigenze dell’evento e del pubblico.

Supportare l’utente: auto-fill e progress indicators

Non c’è nulla di più frustrante del compilare una larga parte di form e poi, vuoi per problemi di connessione, vuoi per imprevisti digitali e non, vuoi per una chiamata improvvisa, perdere tutte le informazioni e dover ricominciare da capo.
Per evitare che un utente tediato abbandoni la registrazione eventi, è fondamentale includere funzionalità che lo agevolino e lo mettano in condizione di riprendere e proseguire senza intoppi.

• Auto-fill e salvataggio automatico. Questa funzionalità sfrutta dati già inseriti in precedenza e accelera il processo di registrazione, permettendo agli utenti di completare il form più velocemente e di salvare i progressi per continuare in un secondo momento.

• Progress Indicators. Questi indicatori mostrano con precisione all’utente a che punto della registrazione eventi si trova, rendendo lo svolgimento più trasparente e meno stressante e riducendo l’incertezza e il rischio di abbandono.

Con LetzFair, queste funzionalità sono integrate per garantire che i partecipanti completino il processo di registrazione senza problematiche, migliorando i tassi di conversione.

Personalizzare la registrazione: aiuta l’utente e fatti riconoscere

È sempre importante mantenere lo stile del proprio brand in ogni occasione, compreso quando ci apprestiamo a costruire un form per la registrazione eventi.
Basati sui dati, quando possibile, per costruire un’esperienza modellata delle esigenze degli utenti: presta attenzione ai formati delle risposte, preferisci sempre menu a discesa che diano la possibilità di selezionare le opzioni digitando i primi lettere o numeri, inserisci solo elenchi pertinenti e che si adattino ai profili dei partecipanti.
Al tuo evento saranno serviti dei pasti? Potresti inserire una breve domanda in cui i partecipanti possono flaggare eventuali preferenze, intolleranze o necessità alimentari in modo da conoscere in tempo reale come organizzare il catering.
L’evento è su più giorni? Potresti inserire un menu a tendina in cui i partecipanti inseriranno le notti che trascorreranno in loco, in tal modo potresti consigliare loro i tuoi accommodation partner per rafforzare la vostra collaborazione e, allo stesso tempo, semplificare la logistica per chi sarà presente al tuo evento.
Tieni dunque conto delle aspettative e delle particolarità dei partecipanti che ti aspetti, dimostrando sin da subito il tuo interesse nell’offrire un’esperienza orientata verso di loro, favorendo subito engagement e soddisfazione del tuo pubblico.

Bonus: integra i dati e fai lead generation

La registrazione eventi non dovrebbe essere utilizzata soltanto per… registrarsi – almeno, non da parte dell’organizzatore.
LetzFair offre l’opportunità di integrare qualunque form di registrazione con altri strumenti, come CRM o database per la raccolta dati. Questo consente di convogliare le informazioni importanti direttamente nei recipient desiderati, senza effettuare ulteriori passaggi manuali, e di effettuare una segmentazione sin da principio che potrà essere utilizzata nell’immediato per migliorare l’esperienza in app.
Ciò consente di ridurre sia le tempistiche delle operazioni nonché abbassa di molto sia i margini di errore derivanti dal maneggiare dati, sia eventuali problematiche derivanti da sicurezza e privacy.

Un form di registrazione eventi ben progettato non è solo un passaggio necessario, ma una vera e propria opportunità per iniziare con il piede giusto l’esperienza dell’evento.
Ottimizzando la registrazione rispettando i formati, riduci il tasso di abbandono, migliora significativamente l’engagement e personalizza le informazioni richieste, in modo da stabilire immediatamente un contatto senza intoppi che consenta ai partecipanti di ottenere ciò di cui hanno bisogno in breve, e a te di raccogliere tutte le informazioni fondamentali per organizzare il tuo evento a misura di visitatori.
Un successo assicurato.