Una parte essenziale di un evento di successo sono sicuramente gli espositori. Ma come puoi attirare quelli giusti? Il Marketing pre-evento è la soluzione!
Organizzare un evento fieristico è un processo complesso composto da molte fasi. Una di queste è identificare gli espositori e gli speaker che vi parteciperanno. È una fase fondamentale, soprattutto se si considera il ruolo chiave degli espositori nell’attirare i partecipanti (e sponsor) e, quindi, nel generare fatturato per la fiera.
Proviamo quindi a identificare le attività di marketing pre-evento da svolgere per attirare gli espositori giusti per la tua fiera, il tuo congresso, o qualunque attività tu abbia in cantiere.
Analizza il pubblico e identifica gli espositori
Per attrarre gli espositori giusti, prima di tutto è essenziale identificare il tuo pubblico target e comprendere le loro aspettative sull’esperienza all’evento. Quindi, se non l’hai già fatto, investi in un’analisi approfondita del settore per studiare il tuo pubblico ed identificare le buyer personas, o – se stai organizzando un evento ricorrente – analizza i dati storici.
Questo primo passo è fondamentale per adattare l’evento alle esigenze e ai desideri del tuo pubblico, garantendo il massimo coinvolgimento e il successo dell’evento.
Dopodichè potrai iniziare a cercare potenziali espositori: fai ricerche di mercato, leggi liste di espositori che hanno partecipato ad eventi simili o a edizioni passate del tuo evento, studia i loro siti web e i canali social.
Analizza i potenziali espositori ed identifica:
- il loro target: è in linea con quello del tuo evento?
- i prodotti e servizi che offrono: sono in linea con il tema della fiera e con le aspettative dei partecipanti?
- esperienze passate: hanno già partecipato ad eventi simili? Qual’è stato il loro impatto?
- budget e altri requisiti: hanno, ad esempio, requisiti logistici come requisiti di spazio o relativi all’allestimento?
Quindi, usate questa fase del marketing pre-evento per studiare gli espositori e per fare una prima selezione di quelli che sembrano essere più adatti al tuo evento.
Prepara una value proposition irresistibile
Indentificare gli espositori giusti non basta, è fondamentale sviluppare una value proposition e una strategia di comunicazione accattivante, che spieghino ai potenziali espositori il valore di partecipare al tuo evento. Dopotutto, l’obiettivo del marketing pre-evento è riuscire ad attirare gli espositori migliori per il nostro evento, non solo identificarli.
Entra in contatto grazie al marketing pre-evento
Il primo punto di contatto tra te – l’organizzatore dell’evento – e i potenziali espositori, sarà solitamente un’e-mail o la landing page relativa all’evento; per questo motivo è fondamentale che entrambi abbiamo un buon design ma che, soprattutto, contengano le informazioni giuste.
Quindi, considerando le informazioni di cui gli espositori hanno bisogno prima di decidere se investire per la presenza in una fiera o meno, includi:
- quali pacchetti espositori potresti offrire,
- pitch, documenti e storie di successo delle edizioni passate,
- call-to-action per ottenere più informazioni o registrarsi,
- altri dettagli, come il programma completo dell’evento, eventuali speakers già confermati, etc.
Fornisci ulteriori informazioni
Talvolta le informazioni contenute in una mail o nella landing page del tuo sito web non sono sempre abbastanza per convincere i potenziali espositori a partecipare al tuo evento, potrebbero necessitare infatti ulteriori informazioni ed è fondamentale che tu gliele fornisca. Ma quali sono queste informazioni?
- Dati sul numero di partecipanti previsti e le loro caratteristiche: fornisci dati più dettagliati possibile sui partecipanti attesi, così che gli espositori possano prevedere quanti di essi rientrino nel loro target e quanti abbiano davvero la possibilità di prendere decisioni d’acquisto
- ROI previsto e le opportunità dell’evento: usa dati di mercato o dati storici (ovviamente se presenti) per fornire una previsione realistica del ROI atteso e indica quali attività potrebbero svolgere (vendita, networking, lead generation etc.)
- Costi: con l’inflazione e l’aumento dei costi che caratterizzano gli ultimi anni, questo aspetto assume molta rilevanza nelle decisioni degli espositori di partecipare o meno a un evento; indica pertanto in modo chiaro i costi che l’espositore dovrà sostenere e crea pacchetti a diversi livelli di prezzo, per attrarre espositori con varie fasce di budget
Comunica in modo chiaro e trasparente fin dall’inizio per costruire un rapporto di fiducia con i potenziali espositori e favorire relazioni solide e durature.
Mantieni una comunicazione aperta e costante durante tutto il periodo pre-evento: invia aggiornamenti e informazioni utili e rispondi a tutte le domande che gli espositori ti faranno, per evitare eventuali incomprensioni.
Offri esperienze di valore
Tuttavia, fornire informazioni e dati su partecipanti, costi, ROI atteso etc., non è abbastanza per avere una value proposition irresistibile e una strategia di marketing pre-evento di successo. Quello che conta davvero è l’esperienza che crei e trasmetti agli espositori, in particolare: l’ambiente del tuo evento favorisce in modo attivo il raggiungimento degli obiettivi degli espositori? Se la risposta è sì, tutti vorranno partecipare al tuo evento.
Non sai come creare l’ambiente ideale? Ecco alcuni aspetti su cui lavorare:
- Programma dell’evento: se il tuo evento altre all’aspetto fieristico include speaker o altre attività, assicurati che il programma supporti gli espositori; ad esempio, evita di programmare relatori di alto profilo durante l’orario di apertura della fiera.
- Networking e formazione: fornisci agli espositori opportunità per fare networking o formazione. Potresti usare un app per eventi come LetzFair per favorire il networking, grazie al sistema di matchmaking basato sull’AI sarà più facile creare connessioni di valore e si riusciranno a colmare i momenti vuoti nel programma sia degli espositori che dei partecipanti.
- Aumenta la visibilità degli espositori: offri agli espositori opportunità per distinguersi; crea pacchetti espositivi premium o di sponsorizzazione aggiuntiva sull’app o sul sito web dell’evento, e altri vantaggi.
- Usa un’app per eventi: LetzFair offre una piattaforma all-in-one ricca di funzionalità che permetteranno agli espositori di creare il proprio stand virtuale in cui inserire informazioni e documenti, comunicare con i partecipanti tramite le chat private, ottenere feedback in tempo reale grazie alla possibilità di creare quiz e sondaggi e molto altro ancora.
Trasmettere in modo chiaro i vantaggi e le opportunità che gli espositori possono aspettarsi partecipando al tuo evento è fondamentale per avere una strategia di marketing pre-evento di successo.
Monitora ed ottimizza
Traccia le metriche più importanti – come il numero di risposte agli inviti all’evento e il numero di registrazioni degli espositori – e raccogli feedback sulle tue attività di marketing pre-evento per valutarne l’efficacia; usa queste informazioni per migliorare le tue tattiche di marketing future ed aumentare il livello di coinvolgimento degli espositori.
Un modo per misurare il livello di soddisfazione degli espositori è l’NPS, o Net Promoter Score, che risponde alla domanda: “Da 1 a 10, con che probabilità consiglieresti un prodotto, servizio o azienda ad un amico o collega?”. Leggi questo articolo per scoprire di cosa si tratta.
Conclusione
In sintesi, usando il marketing pre-evento potrai attrarre gli espositori e – di conseguenza – generare interesse con il tuo pubblico target, per avere un evento di successo.
Sviluppare una value proposition convincente e comunicare in modo chiaro i benefici per gli espositori è fondamentale per avere una strategia efficacie; ma non dimenticare la fase di analisi, che ti permetterà di individuare eventuali punti di miglioramento per il futuro.
Contattaci per capire meglio come Letzfair può supportarti nelle tue attività di marketing pre-evento e non solo!
