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Per molti organizzatori di eventi, gli eventi ibridi sono ancora un’impresa relativamente nuova, che presenta la sfida di coinvolgere due pubblici molto diversi allo stesso tempo. Ecco 13 consigli per evitare le insidie che possono facilmente verificarsi.
Sebbene gli eventi ibridi possano essere la soluzione per permettere di partecipare sia a chi preferisce recarsi fisicamente che per chi preferisce online, presentano anche una nuova serie di insidie per gli organizzatori. Mentre è sempre stato abbastanza impegnativo soddisfare le esigenze di un pubblico, ora ci sono due pubblici, spesso con esigenze radicalmente diverse l’uno dall’altro, da impegnare.
Ecco i nostri consigli su 15 errori comuni da evitare quando si pianifica un evento ibrido.
1. Scegliere la piattaforma sbagliata
La piattaforma che sceglierai per il tuo evento deve disporre di funzionalità adeguate per sostenere eventi ibridi. Tra le funzionalità più importanti ci sono quelle che consentono ai partecipanti virtuali e di persona di interagire tra loro attraverso un’app mobile per i partecipanti dal vivo e anche un’opzione desktop per quelli che si connettono da remoto.
È anche importante scegliere una piattaforma ibrida in grado di facilitare l’interazione tra i relatori e il pubblico, oltre a fornire analisi dettagliate monitorando azioni come le risposte ai sondaggi, il tempo trascorso alle sessioni, i feedback e altro ancora.
La piattaforma LetzFair ad esempio possiede tutte queste caratteristiche e molte altre ancora, essendo pensata proprio per questo tipo di esigenze.
2. Mancanza di test e prove
Sebbene non sia sempre messo come priorità, testare e provare il corretto funzionamento degli asset virtuali di un evento ibrido sono importanti tanto quanto gli aspetti fisici. Tutti gli strumenti devono essere testati in anticipo, comprese funzionalità come Zoom. Così da poter testare che audio, video, luce ecc.. siano impostati in modo corretto.
3. Infrattutture inadeguate
Prima di dare il via ad eventi ibridi con streaming in contemporanea bisogna assicurarsi che il luogo da cui si trasmette disponga della rete wi-fi adeguata allo scopo. Molti eventi infatti sopravvalutano la capacità del proprio wi-fi rendendo difficoltoso lo streaming in contemporanea e con una conseguente insoddisfazione da parte dei visitatori
4. Trattare entrambi i segmenti di pubblico allo stesso modo
Sebbene stabilire una connessione tra il pubblico remoto e di persona sia importante per il coinvolgimento, non tutto sarà rilevante per entrambi i segmenti di pubblico. È importante fornire alcuni contenuti personalizzati per ciascun pubblico, che possono essere realizzati utilizzando una piattaforma in grado di impostare agende e canali di comunicazione separati.
5. Presentatori virtuali
Mantenere il pubblico virtuale coinvolto e non sentirsi relegato in disparte è fondamentale. Assumere un presentatore virtuale per fungere da voce per il pubblico remoto può aiutarli a sentirsi parte dell’azione. Il presentatore dovrebbe moderare la chat, monitorare le domande e trasmetterle agli oratori, il tutto allo scopo di coinvolgere coloro che non sono fisicamente alla manifestazione.
6. Marketing inadeguato
Quando promuovi l’evento, chiarisci che sarà un evento ibrido e quali saranno le offerte specifiche per ciascun pubblico. Man mano che l’intero programma va online, produci contenuti in grado di aumentare l’interesse e coinvolgere i visitatori. Per la massima efficacia utilizza i social facendo qualche sponsorizzata
7. Formazione dei relatori inadeguata
Gli oratori abituati principalmente agli eventi dal vivo potrebbero aver bisogno di una formazione speciale per coinvolgere anche un pubblico virtuale. Anche i relatori con esperienza in eventi virtuali possono avere difficoltà a coinvolgere entrambi i pubblici. I relatori dovranno trovare modi per coinvolgere entrambi i pubblici allo stesso tempo, il che potrebbe richiedere una formazione specifica.
8. Contenuto troppo diluito
Contenuti pesanti e presentazioni lunghe che potrebbero essere tollerate da un pubblico dal vivo sono ancora più difficili da seguire per un pubblico da remoto. È ancora più importante mantenere il contenuto coinvolgente in un ambiente ibrido. Mantenere i contenuti brevi e mirati e utilizzare immagini creative è piacevole per entrambi i tipi di pubblico.
9. Agenda troppo fitta
È probabile che la capacità di attenzione di un pubblico virtuale che guarda da casa sia inferiore a quella di coloro che partecipano all’evento di persona. Le giornate piene di lunghe sessioni sono difficili e faticose, soprattutto se viste davanti a uno schermo. È preferibile un evento distribuito su pochi giorni con orari di sessione più brevi. Entrambi gli spettatori apprezzeranno le pause e il tempo per fare rete, sia virtualmente che di persona.
10. Ignorare le opportunità di sponsorizzazione
Gli eventi virtuali durante la pandemia hanno dimostrato che tali eventi possono attirare un vasto pubblico, a volte superiore agli eventi dal vivo che hanno sostituito. Se ritieni che il tuo evento ibrido possa attirare un vasto pubblico remoto, potrebbe esserci il potenziale per la sponsorizzazione redditizia. Evidenzia questo offrendo banner pubblicitari, ringraziamenti, brevi video degli sponsor, sessioni ospitate dagli sponsor, una pagina dello sponsor del sito Web dell’evento e opzioni di generazione di lead.
11. Nessun follow-up post-evento
Rendi disponibile il contenuto registrato su richiesta dopo l’evento. Il contenuto registrato prodotto durante l’evento non è solo utile per i partecipanti che vogliono ascoltarlo di nuovo, ma può essere utilizzato per promuovere eventi futuri, creare iscrizioni e creare una community online. Inoltre, cogli le opportunità per promuovere eventi futuri ai partecipanti online, incoraggiandoli a partecipare di persona in futuro. Il marketing post-evento può includere la condivisione di informazioni sui sondaggi, la pubblicazione di eventi salienti sui social media e altre strategie per mantenere vivo l’interesse.
12. Ignorare il networking per i partecipanti virtuali
Mentre il networking tra i partecipanti di persona di solito si prende cura di se stesso, il pubblico virtuale deve avere opportunità create per loro. Avranno bisogno di chat room virtuali e sessioni interattive in cui i partecipanti remoti possono conoscersi e interagire. Altri metodi includono la fornitura di host e moderatori che facilitano le interazioni, l’introduzione di canali di social media dedicati all’evento, sondaggi in tempo reale e scambi di biglietti da visita virtuali.
Altrettanto importante è incoraggiare il pubblico dal vivo e virtuale a connettersi tra loro. Fornire ai partecipanti di persona l’accesso alla stessa piattaforma e agli stessi strumenti utilizzati dal pubblico virtuale consentirà loro di accedere alle chat room e ad altri canali di networking virtuali.
13. Registrazione inflessibile
In questi giorni, con restrizioni di viaggio e altre normative in continua evoluzione, è difficile per i partecipanti sapere se potranno partecipare a un evento di persona o meno. Se possibile, fai in modo che i partecipanti passino facilmente dal di persona al virtuale o viceversa. Allo stesso modo, l’agenda dell’evento dovrebbe essere flessibile, consentendo ai partecipanti di scegliere a quali brani partecipare. Ciò è particolarmente importante per i partecipanti virtuali che potrebbero non voler partecipare all’intero evento.
Conclusioni
Gli eventi ibridi nascondono molte insidie che se non anticipate possono andare a minare il successo della manifestazione.
Piattaforme come LetzFair ti aiutano nella gestione del tuo evento ibrido occupandosi di tutta la parte virtuale così da permetterti di evitare gli errori più grossolani e aprire la strada al successo del tuo evento.
Se hai intenzione di realizzare eventi ibridi e non sai ancora quale piattaforma scegliere richiedi ora una demo di LetzFair
