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I software di gestione eventi, oltre a semplificare l’organizzazione di una manifestazione, presentano altri numerosi vantaggi ma su tutti spicca la possibilità di raccogliere dati sui partecipanti dell’evento direttamente all’interno di uno strumento di questo tipo.
In un mondo sempre più digitale raccogliere e analizzare dati è diventato molto più semplice ed è ormai fondamentale per sviluppare la propria strategia di marketing e per fissare degli obiettivi rilevanti e raggiungibili.
Grazie alla raccolta e all’analisi dei dati relativi agli eventi gli organizzatori hanno, infatti, l’opportunità di sfruttare le informazioni raccolte per migliorare la propria manifestazione, con l’obiettivo di massimizzare la partecipazione degli utenti e il ROI.
Come si può attuare un’efficiente analisi dei dati? Scopri 6 modi in cui i software di gestione eventi supportano questa attività.
1. Conoscere il pubblico dell’evento
Conoscere il pubblico del tuo evento è estremamente importante se vuoi raggiungere il successo.
Analizzare i dati ti permette di comprendere il comportamento dei partecipanti, i loro interessi e desideri, ma anche il modo in cui questi influiscono sull’evento.
Inoltre, attraverso i dati raccolti grazie al software di gestione degli eventi puoi personalizzare l’esperienza dell’evento, in modo tale da essere in linea con le aspettative del pubblico e fornire un’esperienza coinvolgente e significativa.
2. Massimizzare la partecipazione all’evento
Una delle principali difficoltà degli organizzatori è quella di massimizzare la partecipazione agli eventi. Misurare le visite di ritorno ti aiuta a capire in che misura l’evento ha raggiunto gli obiettivi prefissati e, grazie all’utilizzo di un software di gestione eventi, è possibile raccogliere dati validi relativi alla partecipazione e all’esperienza vissuta dai partecipanti. In questo modo potrai capire come migliorare e ottimizzare il tuo evento futuro sulla base delle preferenze degli utenti.
3. Ottimizzare l’esperienza dei partecipanti
Un evento significativo richiede la partecipazione attenta e attiva di tutti i partecipanti. Utilizzando un software di gestione eventi puoi misurare il coinvolgimento dei partecipanti e ottenere dati comportamentali per comprendere al meglio il tuo pubblico.
Inoltre, potrai conoscere in modo più approfondito i partecipanti misurando i diversi touchpoints all’interno della tua manifestazione grazie ai sondaggi post-evento.
Ad esempio, se dall’analisi di questi dati emerge che un vasto numero di partecipanti è rimasto in una determinata area per un lasso di tempo rilevante vorrà dire che quella zona è di loro interesse. Conscio di questo elevato coinvolgimento, potrai modellare l’offerta della tua prossima iniziativa sulla base delle preferenze espresse dal tuo pubblico di riferimento e andare così incontro alle loro esigenze.
4. Registrazione sui software di gestione eventi
Anche attraverso la registrazione dei partecipanti puoi ricavare dei dati utili per l’organizzazione di eventi futuri.
Ad esempio, utilizzando il software di gestione eventi, è possibile raccogliere informazioni personali sui partecipanti, come i dati anagrafici. In fase di registrazione puoi infatti raccogliere dati utili per l’impostazione di attività di follow-up, che ti consentono di misurare il tasso di successo dell’evento.
5. Soddisfare le aspettative di espositori e sponsor
Appoggiandosi a un software di gestione eventi è possibile raccogliere dati sulle attività inerenti gli espositori e gli sponsor, come ad esempio il coinvolgimento del pubblico o l’efficacia dei vari stand. Questo può aiutare anche gli stakeholder ad avere informazioni più precise riguardanti il loro ROI e a capire come migliorare le loro strategie di marketing.
Inoltre, alcuni dati come il rapporto tra lead e visite allo stand consentono di calcolare il tasso di conversione. Se quest’ultimo è basso, le aziende avranno la possibilità di utilizzare i dati per identificare i punti dove apportare miglioramenti.
6. Esaminare l’evento in corso
Grazie all’uso di un software di gestione eventi, è possibile raccogliere dati preziosi durante l’evento, che si riveleranno estremamente utili per l’organizzazione di eventi futuri.
Tra i dati da misurare e analizzare durante il tuo evento ci sono il coinvolgimento del pubblico, le interazioni tra gli utenti, il flusso di traffico e molti altri. Raccogliere e analizzare questi dati nel tempo ti aiuta a creare eventi sempre più coinvolgenti e di successo. Ti permette di andare dritto al punto e offrire un’esperienza migliore ai visitatori, ma anche a sponsor e espositori che potranno incrementare il valore ottenuto dalla partecipazione al tuo evento. In tal caso tutte le parti coinvolte saranno invogliate a prendere parte alla manifestazione anche in futuro.
Conclusione
Utilizzare un software di gestione eventi è fondamentale per raccogliere e, quindi, analizzare i dati in modo efficace: solo in questo modo è possibile creare eventi sempre più proficui, che soddisfino le aspettative di tutte le categorie di partecipanti aumentando il tasso di partecipazione e aiutandoti a raggiungere i tuoi obiettivi.
La piattaforma LetzFair soddisfa anche questo bisogno: la raccolta di dati qualificati e inediti relativi l’evento, finalizzata alla creazione di un’esperienza più dinamica e al raggiungimento sia di una fetta di pubblico che di sponsor più ampia.
